RODO

POROZUMIENIE

W SPRAWIE WSPÓŁADMINISTRACJI

PODMIOTÓW Z AKS GROUP POLAND

 

zwane dalej „Porozumieniem”, zawarte 25.05.2018 r. pomiędzy:

1. A.K.S. POLAND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Świnoujściu ul. FIŃSKA, nr 9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego SĄD REJONOWY SZCZECIN-CENTRUM W SZCZECINIE, XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO, pod numerem: 0000229877, NIP: 8551532240, REGON: 320001902 […], zwaną dalej „A.K.S. POLAND”,
2. A.K.S. INDUSTRIES SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Świnoujściu ul. FIŃSKA, nr 9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego SĄD REJONOWY SZCZECIN-CENTRUM W SZCZECINIE, XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO, pod numerem: 0000228389, NIP: 8551531832, REGON: 320001925 […], zwaną dalej „A.K.S. INDUSTRIES”,
3. A.K.S. COATING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Świnoujściu ul. FIŃSKA, nr 9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego SĄD REJONOWY SZCZECIN-CENTRUM W SZCZECINIE, XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO, pod numerem: 0000341142, NIP: 8551571820, REGON: 320750472 […], zwaną dalej „A.K.S. COATING”,
4. A.K.S. CABLES SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Świnoujściu ul. FIŃSKA, nr 9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego SĄD REJONOWY SZCZECIN-CENTRUM W SZCZECINIE, XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO, pod numerem: 0000294918, NIP: 8551557406, REGON: 320439320 […], zwaną dalej „A.K.S. CABLES”,
5. A.K.S. HOLDING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Świnoujściu ul. FIŃSKA, nr 9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego SĄD REJONOWY SZCZECIN-CENTRUM W SZCZECINIE, XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO, pod numerem: 0000228253, NIP: 8551531826, REGON: 320001954 […], zwaną dalej „A.K.S. HOLDING”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub „Współadministratorami”,

o następującej treści:

PREAMBUŁA

Zważywszy że:

1. A.K.S. Poland, A.K.S. Industries, A.K.S. Coating , A.K.S. Cables i A.K.S. Holding są spółkami powiązanymi relacjami kapitałowymi i osobowymi,
2. począwszy od 2005 r. Strony przyłączają się do grupy kapitałowej AKS Group Poland , co stworzyło możliwość zdobycia wiedzy, doświadczenia oraz informacji na temat światowego rynku, przemysłu metalowego które wykorzystywane są do ciągłego oraz zharmonizowanego rozwoju wszystkich podmiotów z AKS Group Poland,
3. będąc częścią globalnej struktury Strony wspólnie budują renomę poprzez innowacyjne myślenie o biznesie oraz inwestycje w technologię, maszyny i wyposażenie zakładów produkcyjnych, dbałość o dobro pracowników,
4. wspólnym celem AKS Group Poland jest m.in. rozwój w takich dziedzinach jak:

– przemysł metalowy

– obróbki mechanicznej

– przetwarzania aluminium, mosiądzu, plastiku, stal

– malowaniem proszkowym i hydrodynamicznym produktów

– produkcji kabli, wiązek kablowych, i płytek PCB

5. fundamentem, na którym opiera się działalność całej AKS Group Poland, są wartości, leżące u podstaw wszystkich aspektów prowadzonej przez Strony działalności, tj. w szczególności: produkcja i dostawa dla przemysłu metalowego najwyższej jakości, bycie cenionym pracodawcą, podnoszenie jakości, ochrona środowiska, pozytywny wpływ na społeczności lokalne,
6. misją całej AKS Group Poland, jako koncernu, jest bycie godnym zaufania oraz najczęściej wybieranym dostawcą wysokiej jakości produktów, jak również dbałość o najwyższy poziom bezpieczeństwa,
7. wspólnym obowiązkiem każdej ze spółek należących do AKS Group Poland jest prowadzenie działalności w sposób uczciwy i rzetelny, podejmowanie decyzji korzystnych dla koncernu jako całości,
8. we wszelkich decyzjach pracownicy AKS Group Poland zobowiązani są kierować się interesem i potrzebami całego koncernu,
9. odzwierciedleniem wspólnych celów i wartości wszystkich podmiotów z AKS Group Poland jest obowiązujący każdą ze Stron niniejszego Porozumienia Kodeks Etyki i Postępowania w Biznesie,
10. każdy z podmiotów należących do AKS Group Poland wykonuje zadania w interesie i na rzecz całej AKS Group Poland, przy czym:
11. AKS Poland, spółka utworzona na podstawie doświadczeń dwóch spółek: A.K.S. Metalindustri A/S i A.K.S. Rustfri A/S, mających ponad 90-letnie, ramach AKS Group Poland odpowiada m. in. za dostawę dla przemysłu metalowego,
12. AKS Industries– to podmioty zajmujące się wysoko wyspecjalizowaną obróbką mechaniczną, w takich dziedzinach jak przemysł lotniczy, telekomunikacyjny, optyka i farmaceutyka itd.,
13. AKS Coating zajmuje za malowaniem proszkowym i hydrodynamicznym produktów w całej gamie kolorów, z różnorodną strukturą.,
14. AKS Cables jest producentem kabli, wiązek kablowych, i płytek PCB, zajmujemy się również montażem mechanicznym,
15. AKS Holding jest podmiotem, którego zadaniem jest zarządzanie w ramach grupy AKS,
16. wszystkie Strony wspólnymi siłami, w uzgodnieniu podejmują działania, aby realizować powyższe cele przy poszanowaniu kluczowych zasad, a ponadto mając na względzie, iż:
17. Strony jako część dużego koncernu przetwarzają dane osobowe m.in. swoich pracowników, kandydatów do pracy, dostawców, producentów, współpracowników, kontrahentów, pośredników, agentów oraz innych podmiotów, z którymi regularnie, bądź w sposób doraźny, nawiązują współpracę, realizując w ramach prowadzonej działalności gospodarczej swoje cele podstawowe, jak i cele AKS Group Poland,
18. konieczność zapewnienia należytej ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, a które przetwarzane są przez Strony wynika nie tylko z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, ale również wewnętrznych aktów obowiązujących w AKS Group Poland, a konieczność przestrzegania ww. regulacji stanowi jeden z filarów prawidłowego i zgodnego z prawem prowadzenia przez wszystkie spółki z AKS Group Poland swojej działalności,
19. z uwagi na zmieniający się stan prawny po dniu 25 maja 2018 r. i wejście w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danychosobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „RODO”), sankcjonując istniejący stan faktyczny, polegający na przetwarzaniu we wspólnych celach przez Strony danych osobowych wskazanych m.in. w pkt 12 powyżej, jak również fakt wspólnego określania przez te podmioty celów i sposobów ich przetwarzania, Strony zdecydowały się zawrzeć niniejsze Porozumienie.

Zasadniczym celem przedmiotowego Porozumienia jest uregulowanie w sposób wyczerpujący i kompleksowy obowiązków Współadministratorów zarówno w sferze wewnętrznej – względem siebie, w stosunkach zewnętrznych – w relacji do osób, których dane są przetwarzane, jak również wobec organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

• 1

 [Zakres podmiotowy i przedmiotowy Porozumienia]

Zakres podmiotowy Porozumienia

1. Niniejsze Porozumienie dotyczy wyłącznie podmiotów je zawierających, a wchodzących w skład AKS Group Poland, tj A.K.S. Poland, A.K.S. Industries, A.K.S. Coating , A.K.S. Cables i A.K.S. Holding, które wspólnie, w sposób pluralistyczny, określają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, znajdujących się w ich posiadaniu.
2. Strony zgodnie oświadczają i zapewniają, że dokonywany podział zadań i obowiązków między Współadministratorami nie prowadzi ani też nie będzie prowadził do pozbawienia któregokolwiek ze Współadministratorów realnej kontroli nad przetwarzaniem danych osobowych, w których posiadaniu znajdują się poszczególni Współadministratorzy, a co za tym idzie, przedmiotowe porozumienie nie może być rozumiane jako powierzenie przetwarzania całości bądź nawet części danych objętych Porozumieniem, któremukolwiek z podmiotów wchodzących w skład AKS Group Poland.
3. Strony ustalają, że każda ze Stron przedmiotowego Porozumienia, wskazana w ust. 1 powyżej, jest na równi uprawniona z pozostałymi do współdecydowania o celach i sposobach przetwarzania danych objętych Porozumieniem.
4. Podstawą prawną umożliwiającą zawarcie niniejszego Porozumienia jest art. 26 RODO.

 

 

Zakres przedmiotowy Porozumienia

5. Przedmiotem Porozumienia jest:

1) wspólne określenie celów i sposobów przetwarzania danych przez Współadministratorów,

2) podział zadań oraz określenie zasad odpowiedzialności poszczególnych Współadministratorów w zakresie prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z RODO, w tym określenie wzajemnych relacji poszczególnych Stron Porozumienia względem siebie, względem osób, których dane są przetwarzane oraz względem organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

3) określenie obowiązków Współadministratorów w zakresie udostępniania zasadniczej treści uzgodnień wynikających z niniejszego Porozumienia osobom, których dane dotyczą,

4) określenie punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą,

5) stworzenie organizacyjnych, proceduralnych oraz technicznych rozwiązań dla wspólnego określania celów i sposobów przetwarzania danych przez Współadministratorów oraz wykonywania zadań, o których mowa w pkt 2) – 4) powyżej.

Zakres danych objętych Porozumieniem

6. Strony ustalają, że przedmiotowe Porozumienie dotyczy danych osobowych wszelkich kategorii osób, których dane są przetwarzane, jak również mogą w przyszłości być przetwarzane przez Współadministatorów będących Stronami niniejszego Porozumienia, bez względu na kategorię danych, które są przetwarzane.
7. Do danych osobowych objętym niniejszym Porozumieniem należą dane osobowe przetwarzane obecnie przez Współadministratorów i znajdujące się w ich posiadaniu, jak również dane zbierane i dalej przetwarzane w okresie obowiązywania niniejszego Porozumienia przez którąkolwiek ze Stron, tj. w szczególności dane ich: pracowników, kandydatów do pracy, dostawców producentów, współpracowników, kontrahentów, pośredników oraz agentów.

• 2

[Wspólne określenie celów i sposób przetwarzania danych osobowych]

Określenie celów przetwarzania danych osobowych

1. Strony zgodnie ustalają, że przetwarzanie danych osobowych, jakie znajdują się bądź mogą w przyszłości znaleźć się w ich posiadaniu, w zależności od kategorii tych danych oraz kategorii osób, których dane dotyczą, będzie następowało m. in. w celu:

1) wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,

2) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na danym Współadministratorze,

3) ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej,

4) wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności w celu promowania Stron, jako części AKS Group Poland i należących do niej marek (cele marketingowe i promocyjne),

5) realizacji, na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, również innych celów wyznaczonych zgodnie przez Strony.

2. Strony zgodnie wskazują, że w związku z dynamicznym rozwojem spółek z AKS Group Poland, nieustannymi zmianami, jakie mają miejsce w ramach całej AKS Group Poland, wyczerpująca lista celów, dla których Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe, kategorie przetwarzanych danych, kategorie osób, których dane są przetwarzane, jak również okres ich przetwarzania, będą wskazane w Rejestrze czynności przetwarzania w rozumieniu art. 30 RODO, prowadzonych z osobna przez każdego ze Współadministratorów.

• 3

Powołanie Inspektora Ochrony Danych

1. Zgodnym zamiarem Stron przedmiotowego Porozumienia jest nie tylko wspólne określanie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych, ale również wykonanie zadań spoczywających na Stronach, jako Współadministratorach, zgodnie z RODO.
2. Celem ustalenia jednolitych sposobów przetwarzania danych osobowych przez Współadministratorów dla wykonywania zadań wynikających z RODO, Strony zgodnie postanawiają, iż niniejszym:

1) powołują wspólnie dla wszystkich Współadministratorów Inspektora Ochrony Danych, o którym mowa w art. 37 – 39 RODO zgodnie z treścią oświadczenia zawartego w Załączniku nr 1 (zwanego dalej „Inspektorem”),

2) tworzą Biuro Inspektora Ochrony Danych, w ramach którego działał będzie Inspektor, zlokalizowane w ramach struktury organizacyjnej AKS Group Poland (zwane dalej „Biurem ODO”),

• 4

[Podział zadań oraz zasady odpowiedzialności poszczególnych Współadministratorów w zakresie prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z RODO]

 

Zadania i obowiązki Współadministratorów względem osób, których dane dotyczą

1. Każdy ze Współadministratorów jest zobowiązany do samodzielnego wypełniania obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 13 i 14 RODO w zakresie, w jakim zbiera bądź pozyskuje poszczególne kategorie danych osobowych, bez względu na cel oraz sposób ich dalszego przetwarzania. Współadministratorzy zobowiązani są do stosowania klauzul informacyjnych według aktualnych wzorów takich klauzul opracowywanych przez Biuro ODO.
2. Współadministratorzy ustalają, że w związku ze stosowaniem przez Strony jednolitych zasad informowania osób, których dane dotyczą, o przysługujących im prawach, zobligowani są do umieszczenia na swoich stronach internetowych aktualnych informacji dotyczących polityki ochrony danych osobowych opracowanych przez Biuro ODO, a obowiązujących wszystkich Współadministratorów.
3. W ramach obowiązków informacyjnych wskazanych w ust. 8 niniejszego paragrafu, każdy ze Współadministratorów zobowiązany jest do poinformowania osoby, której dane są zbierane o zawarciu pomiędzy Współadministratorami niniejszego Porozumienia, jak również o zasadniczej treści uzgodnień z niego wynikających – na zasadach wskazanych w § 6 Porozumienia.
4. W przypadku, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, każdy ze Współadministatorów zobowiązany jest, bez zbędnej zwłoki, zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu, z jednoczesnym poinformowaniem jej o możliwości kierowania wszelkich zapytań dotyczących zaistniałej sytuacji do Biuro ODO. Strony zobowiązane są ponadto do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Biura ODO, jak również do pełnej współpracy z Biurem ODO i Inspektorem oraz stosowania się do jego dalszych instrukcji i zaleceń.

Zadania i obowiązki Współadministratorów względem organów nadzoru

5. Strony postanawiają, że Inspektor Ochrony Danych działający w ramach Biura Ochrony Danych, stanowił będzie punkt kontaktowy dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o którym mowa art. 39 ust. 1 lit. e) RODO we wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem przez Współadministratorów danych osobowych, zgodnie z zawartym Porozumieniem.
6. W związku z powołaniem Inspektora, Strony zobowiązują się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• 5

[Określenie punktu kontaktowego]

Strony wspólnie ustalają, że Inspektor Ochrony Danych działający w ramach Biura Ochrony Danych, stanowił będzie punkt kontaktowy, o którym mowa art. 26 ust. 1 in fine RODO dla osób, których dane są przetwarzane przez wszystkich Współadministratorów.

• 6

[Postanowienia końcowe]

1. Przedmiotowe Porozumienie obowiązuje począwszy od dnia 25 maja 2018 r.